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Avant tout, qu’est ce que le BPM ? 

Le BPM “Business Process Management” est la gestion des processus métiers. Un processus métier est une série d’actions humaines ou automatisées, effectuées en vue d’obtenir un résultat déterminé (exemple : suivi des demandes d’achats internes, suivi des commandes clients, …). Un outil BPM repose sur 4 piliers : la modélisation des processus métiers, leur automatisation, le monitoring et l’amélioration continue.

Le choix d’une solution BPM est crucial car il impacte une organisation à 3 niveaux : les hommes, le système d’information, les flux de d’informations.

Découvrez les points à prendre en compte pour un choix optimal et raisonné.

Vous pouvez distinguer les critères indispensables et les critères optionnels mais néanmoins pertinents.

Enfin si vous hésitez encore à adopter une solution BPM, cet article a aussi pour but de démontrer les avantages que vous pourriez en tirer pour votre organisation.

Le marché des outil bPM est en plein essor et de nombreuses solutions sont disponibles, faire le bon choix est essentiel et repose sur certain prérequis.

Les critères de choix indispensables 

Afin de ne pas perdre l’avantage compétitif du BPM assurez-vous que l’outil choisi permette la création de formulaires utilisateurs de manière dynamique, sans codage, par simple paramétrage. A quoi bon modéliser des processus métiers en quelques clics si ensuite la construction et l’évolution des interfaces utilisateurs s’avère être une tâche fastidieuse et  chronophage.

La notion de BPMN n’est pas forcément claire et évidente, pourtant il s’agit bien d’un critère indispensable au choix d’une solution BPM. Le BPMN est une norme qui garantit un langage de modélisation unifié, standardisé, graphique et surtout explicite aussi bien pour les techniciens que pour les acteurs métiers. Ne faites donc pas l’impasse sur ce point et assurez que l’outil choisi y répond.  

Par ailleurs, il est primordial que l’outil BPM intègre des reportings : il ne s’agit pas seulement de modéliser des processus mais aussi d’identifier les goulots d’étranglements et de les optimiser.

De cela découle le fait que l’outil choisi doit offrir une grande souplesse de paramétrage. Ainsi vous adaptez vos processus à l’évolution de votre activité en temps réel, et d’après les données issus des outils de pilotage intégrés.

Autre aspect important : l’intégration avec l’existant, vos processus spécifiques ne seront que plus performants s’ils communiquent sans difficultés avec les bases de données existantes et les processus standards.

Enfin privilégiez un outil capable de se connecter facilement aux différentes applications utilisées au sein de votre organisation.

Les critères de choix optionnels

Choisissez idéalement une solution offrant déjà  une base de processus standards sur lesquels vous pourrez vous appuyer.

Optez pour  la mobilité et choisissez une solution responsive, ainsi le  pilotage de votre activité est possible de partout et sur tous les supports.

Choisissez un outil facile d’utilisation et ouvert sur l’extérieur : pour une conduite du changement réussie  rien de tel qu’un outil proposant une interface utilisateur agréable et intuitive. La collaboration étant la clé du succès, opter pour un outil BPM collaboratif est un vrai plus : offrez à chacun de vos utilisateurs une interface personnalisée et une vision claire sur ses objectifs, partagez des données en toute sécurité, proposez à vos clients, vos fournisseurs un espace dédié.

Les bénéfices apportés par un outil BPM 

Les impacts positifs de la mise en place d’un outil BPM se mesurent principalement à 3 niveaux : l’organisation, la communication et le pilotage des processus métiers.

Grâce à un outil BPM, améliorez la cohésion au sein de votre entreprise : apportez à vos collaborateurs une vision globale de l’organisation, impliquez les dans les choix décisifs, faites leur gagner du temps en automatisant les tâches itératives par exemple.

L’outil BPM vous  permet aussi de favoriser la collaboration et la communication entre les équipes, d’encourager le partage d’informations et limite le risque d’erreur car l’activité est balisée par des processus métiers logiques et pensés en amont.

Le pilotage des vos processus est un excellent levier de croissance, un outil BPM vous permet de monitorer vos performances de façon graphique et en temps réel. Mesurer l’atteinte de vos objectifs, évitez les dysfonctionnements et gagnez en réactivité dans les prises de décision et les cycles de validation.

L’outil BPM est également primordial dans le processus d’amélioration continue de l’entreprise. Vos processus métiers sont vivants ils se doivent d’évoluer et surtout d’être remis en question régulièrement en terme d’efficience et l’outil BPM permet ceci par son aspect reporting.

L’outil BPM facilite la digitalisation en permettant l’automatisation des processus et la dématérialisation des flux d’informations. Votre productivité repose essentiellement sur une gestion optimale de vos processus métiers, opter pour un outil BPM vous garantit des résultats quantifiables et un excellent retour sur investissement. Il est donc temps de vous mettre en quête de la solution adéquate pour votre structure !